プロジェクト管理

すべての新しいプログラムマネージャーが知っておくべき10のこと

オフィスで話している陽気な起業家チーム

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プログラム管理は、やりがいのある高給のキャリア選択ですが、やりがいのある役割になることもあります。初めてプログラム管理の仕事に就いたばかりの場合、またはプログラム管理のキャリアにジャンプする必要があるかどうかを知りたい場合は、キャリアが何を意味するのかを理解することが重要です。これらの10のことをすべて考慮してください 新しいプログラムマネージャー プログラム管理の役割を開始する前に知っておく必要があります。

プログラム管理はプロジェクト管理とは異なります

新しいオフィスの開設、新しいアプリの立ち上げ、オリンピックスタジアムの建設など、プロジェクトには明確な目標とタイムラインがあります。ただし、プログラムマネージャーは、一度に複数のプロジェクトを監督する場合があり、それぞれに独自のプロジェクトチームとプロジェクトマネージャーがいる場合があります。プログラムは、時間の経過とともに組織に価値のあるものを提供し、前進するにつれて進化します。

プログラム管理
  • 広い範囲と時間枠

  • 一度に複数のプロジェクト

  • 時間の経過とともに進化する

  • ビジネス変革につながる

プロジェクト管理
  • 定義された開始、中間、および終了

  • 作業とリソースを計画する

  • 制御プロセス

  • 明確な目標を達成する

不確実性を期待する

プログラムは本質的に不確実です。全体像が何であるかを知っているかもしれませんが、それはあなたが始めたときの単なるビジョンステートメントです。そこにたどり着くまでの正確な道筋と、長期間にわたってどのようなプロジェクトが必要になるかは、あなたが進むにつれて解決しなければならないことです。

知っていることの詳細な計画から始めて、近づくにつれて残りの部分に対処する方法の全体像を構築します。これ以上進むことができなくなるまで、計画と配信の範囲を徐々に広げていきます。

次のステップを計画するために、定期的に時間をブロックします。また、この機会を利用して、ビジネス価値を提供するための軌道に乗っていることを確認することもできます。

燃え尽き症候群に気をつけろ

プロジェクトは1年ほどで完了する可能性がありますが、プログラムは無期限に続く可能性があります。

プログラムマネージャーは、チームを燃え尽き症候群から保護する必要があります。最高速度で際限なく作業することはできないため、スタッフが十分なダウンタイムを確保できるようにしてください。

これには、成果物が少なく、休暇のためにオフィスから離れるのに十分な時間で、仕事で静かな時間を含める必要があります。

病気休暇を注意深く管理し、残業レポートを監視し、離職率を削減し、プログラムの存続期間中、才能のある人々を維持したい場合は、チームの福祉が最優先事項であるという事実に注意してください。

ペースを管理する

完了日が遠い番組を配信する場合は、作業のペースを管理する必要があります。複数年にわたって勢いを維持することは難しいため、プログラムマネージャーとしてのあなたの役割は、優先順位とプロジェクトを調整して、測定可能な成果が定期的に提供されるようにすることです。

迅速な勝利と全体像の目標に向けた着実な進歩を混ぜ合わせてください。

迅速な勝利と全体像の目標に向けた着実な進歩を混ぜ合わせてください。

これにより、チームはあなたが前進していることを確認し、共有する短期的なサクセスストーリーが確実に存在するようになります。 モチベーションを高く保つ 。最後に、投資家や経営幹部が進歩していることを確認するのに役立ちます。

成功のためにチームをトレーニングする

プログラムは、多くの場合、組織に斬新でユニークな、または変革をもたらす何かを提供します。この種のイニシアチブに取り組む際の課題の1つは、必要なすべてのタスクとプロジェクトを完了するためのスキルが社内にない可能性があることです。それは大丈夫です、そして期待されています。

新しいプログラムマネージャーとしてのあなたの仕事は、あなたが持っている人々をスキルアップし、再訓練し、育成して、一緒にすべてのリソース要件に対処できるようにすることです。

限られた期間だけ特定のリソースが必要な領域があるかもしれません。たとえば、フォークリフトが1週間だけ必要なスキルである場合、フォークリフトの運転方法をスタッフの1人にトレーニングすることはありません。ただし、会社のオンラインプレゼンスの管理方法を変革する場合は、ソーシャルメディアや検索エンジン最適化に関する専門知識とともに、社内でWebサイト開発スキルを身に付けることが重要です。これらは、ビジネスが長期的に依存するスキルです。

これらのうちどれをチームに組み込む必要があり、どれを外部委託する必要があるかを決定し、各プロジェクトが提供する成果を管理する準備ができているために必要なトレーニングおよび採用タスクをプログラムが提供できることを確認します。

ガバナンスはより複雑です

プロジェクト管理のバックグラウンドを持っている場合、ガバナンスは驚くことではありません。これは、意思決定が適切な方法で行われ、適切な人々が関与することを保証するために、プロジェクトとプログラムの構造が編成および制御される方法です。全体的なビジネスケースに合った方法で作業が進行していることを確認するために重要であり、それは人々に説明責任を持たせるのに役立ちます。

ガバナンスは、プロジェクト管理オフィスと上級管理職が、プログラムが利益をもたらすために順調に進んでいることを確認する方法です。

ガバナンスは、これらのメリットがもはや達成されないことを示すことができる場合、プロジェクトまたはプログラム全体を閉鎖するための正式なルートを提供します。

ガバナンスは、プロジェクト環境よりもプログラム環境の方が複雑です。 プロジェクトボード 運営グループは通常、幹部レベルのメンバーシップを持っています。プログラムの最終結果は通常、ビジネストランスフォーメーションであるため、これは予想されることです。

計画はもっと難しい

プログラムに関与するプロジェクトマネージャーは、通常、プロジェクト計画をまとめます。次に、プログラムマネージャーとしてのあなたの指示の下で、プログラム管理チームが会合し、計画が統合されます。

これは、口で言うほど簡単ではありません。プロジェクトとプロジェクトタスク間の依存関係を特定する必要があります。プログラム全体のリソース要件を確認し、主要な担当者の可用性に合わせてアクティビティを調整する必要があります。

統合プログラム計画が確立されたら、それを追跡できます。 ガントチャート または他のソフトウェアツール。プロジェクトマネージャーはプロジェクトをリアルタイムで追跡するため、プログラムプランを調整して、全員に変更を通知し、これが自分の作業領域にとって何を意味するのかを詳しく説明する必要があります。

すべての行を計画しないでください

プログラムマネージャーは、プロジェクトマネージャーに頼って詳細な計画を立てます。何千ものタスクを含むプログラムを追跡することは、実用的でも望ましくもありません。

何かがプログラムレベルの影響を与えるかどうかを示すのに十分な詳細を備えた、プロジェクトのロールアップされた高レベルのビューが必要です。

これを行う最も簡単な方法は、専用のソフトウェアアプリを使用することです。基本的なスプレッドシートで数百万ドルのプログラムを管理しようとすると、難しすぎるでしょう。

委任、委任、委任

委任がどれほど上手くても、プログラム管理の役割を担うということは、それをさらに上手くする必要があることを意味します。

幸いなことに、プロジェクトマネージャーのチームが必要であり、変革をもたらす変化をサポートするための専用のプログラム管理オフィスが必要になる場合もあります。

プログラムには多くの作業が必要であり、すべての可動部分が適切なタイミングで一緒に動くようにプログラムを設定するのは大変な作業です。一人でやることはできませんし、やってはいけません。プログラムの開始に必要な時間を計算し、バックアップするためのチームが配置されていることを確認します。

プログラム管理オフィスに誰もいない場合は、2番目の責任としてプログラム管理チームに誰かを割り当てるように依頼してください。彼らがすることはたくさんあります。たとえば、 プロジェクト調整の役割 プログラムレベルで必要な調整を提供するのに最適な場所に配置され、戦略的なタスクに参加できるようになります。

対立を恐れないでください

プログラムには多くのストランドがあります。のプロジェクトから 難しい利害関係者 一見達成不可能な締め切りまで、毎日があなたに対立の機会を与えるでしょう。気をつけて プロジェクトのパフォーマンスを妨げるもの 必要に応じて介入する準備をしてください それが始まる前に紛争状況を回避する