手紙とメール

例を含むビジネスレターの形式

目次拡大目次 タイトルは次のとおりです。

アシュリーニコールデレオン/バランス

ビジネスレターは、たとえば、ある会社から別の会社に、または会社からそのクライアント、従業員、および利害関係者に送信されることが多い正式な文書です。ビジネスレターは、個人間の専門的な通信にも使用されます。

電子メールが最も一般的な通信形式として引き継がれていますが、印刷されたビジネスレターは、次のような多くの重要で深刻なタイプの通信に使用されています。 参照文字雇用確認求人 、 もっと。

レイアウトと言語の確立されたルールを順守している限り、効果的で洗練されたビジネスレターを書くのは簡単な作業です。

受信者が定期的に大量の通信を読み、好意的になることを認識してください よく実行された手紙 タイプミスや文法上の誤りがありません。

手紙に何を含めるか

冒頭の段落を簡潔に保ちながら、シンプルで的を絞った言葉で手紙の目的を明確にします。あなたは始めることができます、私は参照して書いています…そしてそこから、あなたが言う必要があることだけを伝えます。

後続の段落には、読者に目的を完全に理解させる情報を含める必要がありますが、曲がりくねった文章や不必要に長い単語は避けてください。繰り返しますが、彼らの注意を維持するために簡潔にしてください。

あなたの意図が何らかの方法で受取人を説得することであるならば、それがお金を投資することであろうと、あなたに参照を与えることであろうと、あなたを雇うことであろうと、あなたとパートナーを組むことであろうと、問題を解決することであろうと、あなたの目的のための説得力のあるケースを作成します。

たとえば、読者にチャリティーイベントのスポンサーになってもらいたい場合は、会社の慈善目的との重複を特定します。あなたを助けることは相互に有益であり、あなたは彼らの支持を勝ち取る可能性を高めることを読者に納得させてください。

ビジネスレターのセクション

手紙の各セクションは、連絡先情報と受信者の連絡先情報から始めて、適切な形式に従う必要があります。 敬礼 ;手紙の本文;閉鎖;そして最後に、あなたの署名。

あなたの連絡先情報

  • あなたの名前
  • あなたの職種
  • あなたの会社
  • あなたの住所
  • 市、州の郵便番号
  • あなたの電話番号
  • メールアドレス

日付

  • 通信を書いている日付

受信者の連絡先情報

  • 彼らの名前
  • 彼らの称号
  • 彼らの会社
  • 会社の住所
  • 市、州の郵便番号

敬礼

  • に使用 誰が懸念するのか 、 '誰に話しかけているのか具体的にわからない場合。
  • フォーマルを使用する 敬礼 親愛なるMr./Ms./Dr。 [姓]、受信者がわからない場合。
  • 受信者と非公式の関係がある場合にのみ、親愛なる[名]を使用してください。

  • 各段落の間、敬礼の後、および終わりの上にスペースを追加したシングルスペースの行を使用します。
  • 手紙を左揃えにします(左マージンに対して)。

閉会の挨拶

最後の段落は2文にしてください。単にあなたの執筆の理由を繰り返し、あなたの要求を検討してくれた読者に感謝します。あなたのためのいくつかの良いオプション 閉鎖 含む:

  • 粛白
  • 敬具
  • 心から
  • 敬意を表して

あなたの手紙があまり正式でない場合は、以下の使用を検討してください。

  • ではごきげんよう
  • 一番
  • ありがとう
  • よろしく

あなたの署名

締めくくりのすぐ下に署名を書き、締めくくりと入力した氏名、役職、電話番号、メールアドレス、その他の連絡先情報の間に4つのスペースを入れます。以下の形式を使用してください。

あなたの手書きの署名

入力したフルネーム
タイトル

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何も見逃していないことを確認してください

経験則として、 通信を2回校正する 次に、同僚にレビューしてもらい、見逃したものがないことを確認します。

ビジネスレターテンプレート

このビジネスレターのサンプルをモデルとして使用し、以下のテキストバージョンのテンプレート(GoogleドキュメントおよびWord Onlineと互換性があります)をダウンロードできます。

ビジネスレターのサンプル

@バランス2020

Wordテンプレートをダウンロードする

ビジネスレターサンプル(テキストバージョン)

リンダ・ラウ
ノーザン州立大学
123メインストリート
Anytown、CA 12345
555-555-5555
linda.lau@email.com

2020年3月5日

オスカー・リー
編集長
Acmeグラフィック&デザイン
123ビジネスロード
カリフォルニア州ビジネスシティ54321

リーさん、

次回のリベラルアーツ部門のジョブネットワーキングイベントにぜひご参加ください。イベントは2020年5月1日の午後に開催されます。私たちは卒業した先輩に、教養学部の学位を取得している新入社員を探している地域のビジネスリーダーに会う機会を提供したいと考えています。

このイベントは、ノーザン州立大学のコックス学生センターで開催され、約2〜3時間続きます。学生との面会のために会社の代表者に出席または派遣することに興味がある場合は、できるだけ早くお知らせください。テーブルを予約できます。

お時間をいただきありがとうございます。お返事をお待ちしております。

敬意を表して、

(( サイン ハードコピーレター)

リンダ・ラウ
教養学部長

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電子メールの署名の例

メールレターを送信する場合は、 あなたの署名は少し異なります 。手紙の見出しに連絡先情報を含めるのではなく、署名の下に記載してください。例えば:

メールビジネスレターの送信

敬具、

名前苗字
タイトル
あなたの住所
あなたの電話番号
メールアドレス

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メッセージを送信する理由を明確にしてください。あなたが書いているトピックを電子メールの件名に含めてください。そうすれば、読者はあなたがメッセージを送信している理由を明確に理解できます。

ビジネスレターを書くためのヒント

レビュー 手紙のサンプル 、カバーレター、面接感謝状、フォローアップレター、就職許可、拒否レター、辞表、感謝状などを含む ビジネスおよび雇用関連の手紙のサンプル と執筆のヒント。