キャリア計画
議事録の取り方
職場の会議または会議の書面による記録の保持
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ベイリーマリナーザバランス2019による画像
議事録は、会議または会議の公式の書面による記録として機能する詳細なメモです。ザ 担当者 集会の参加者は通常、参加者の1人にこのタスクを行うように依頼します。ある日、誰かがあなたかもしれない。それほど難しい仕事ではありませんが、数分かかることは重要な仕事です。議事録は何が起こったかの公式記録であるため、正確さが重要です。必要に応じて後で参照できるようにする必要があることを、会議で十分にメモする必要があります。
ここに、このタスクをフィネスで処理するのに役立ついくつかの指針があります。効果的な議事録を確実にとるために、会議の前、最中、および後に何をすべきかを調べてください。
会議の前に
- 録音ツールを選択してください。古い学校に行ってペンと紙を使用しますか、それともハイテクに行ってラップトップコンピューター、タブレット、またはスマートフォンを使用しますか？上司に、特定の方法を使用することを好むかどうかを確認してください。
- 選択したツールが正常に機能していることを確認し、元のツールが失敗した場合に備えてバックアップを作成してください。たとえば、ラップトップを持参する場合は、ペンと紙も手元に用意してください。コンピュータがクラッシュした場合に何かを書くために検索している間、会議を停止する必要はありません。
- 読む 会議の議題 会議が始まる前に。それはあなたがあなたの議事録の概要を定式化することを可能にするでしょう。各アイテムの下にスペースを残し、そこにメモを書きます。これを行うと、会議を実行している人が議題に固執している限り、あなたの仕事は少し簡単になります。
会議中
- 出席シートを回して、全員がサインインしていることを確認します。公式会議の議事録にすべての出席者のリストを含める必要があります。
- 誰もが誰であるかを知っていることを確認してください。そうすれば、誰が話しているのかを識別し、その情報を正しく記録することができます。
- 会議が始まる時間に注意してください。
- すべてのコメントを書き留めようとしないでください。主なアイデアだけを含めてもかまいません。同意できない項目を省略しないように十分注意してください。あなたの偏見はあなたに影響を与えるべきではありません。これは公式アカウントであり、何が起こったのかについてのあなたの意見ではないことを忘れないでください。
- すべての動議、それらを作成した動議、および投票の結果（ある場合）を書き留めます。誰が動議を支持したかを書き留める必要はありません。もちろん、組織のルールは異なる場合があるため、最初に上司にルールを確認してください。
- 動議または議論への投票が次の会議まで延期される場合は、そのことをメモしてください。
- 会議の終了時刻を記録します。
会議後
- すべてがまだ頭の中で新鮮なうちに、会議後できるだけ早く議事録を入力してください。会議のメモに誤りを見つけた場合、または質問がある場合は、他の出席者と話すことですぐに解決できます。
- 議事録の最後のコピーには、組織の名前、委員会のタイトル、会議の種類（日次、週次、月次、年次、または特別）、およびその目的を含めます。
- それが始まった時と終わった時を与えなさい。
- 出席者のリストと、誰が会議を運営したかについてのメモを提供します。参加者のリストにあなたの名前を含め、名前の後の括弧内に、議事録を取ったことを伝えます。または、ドキュメントの最後に、「それぞれ送信者」に続けて名前を入力してサインオフすることもできます。
- 提出する前に議事録を校正してください。出席した他の誰かにもそれらを見てもらうように頼んでください。あなたが誤って何かを忘れてしまった場合、彼らはあなたに知らせることができます。
- 特に指示がない限り、会議を運営した人に提出してください。