プロフェッショナルな電子メールメッセージを作成および送信する方法
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仕事を探している場合でも、新しいネットワーク接続を確立している場合でも、単に現在の仕事で優れていることを試みている場合でも、専門的なメールメッセージを作成して送信する方法を知ることが不可欠です。
これは思ったより難しいかもしれません。多くの専門家は、個人的な生活の中で電子メールへの非常にカジュアルなアプローチに慣れてきました。親しい友人にメールを送信する場合、スラング、顔文字、テキストスピークは通常は問題ありませんが、仕事のやり取りでは飛ばないでしょう。 必要なときにコミュニケーションをどのようにクリーンアップするかを知ることが重要です。
いつプロのメールを送信する必要がありますか？いくつかの可能性があります。あなたはあなたを送る必要があるかもしれません カバーレター 潜在的な雇用者に、 お礼の手紙 であることに同意した同僚に リファレンス 、現在の上司への辞表、または推薦状の要求。
非個人的なメールを送信する理由は他にもあるかもしれません。実際、すべてのメールが整理され、専門的であることを確認することをお勧めします。
あなたがプロの電子メールメッセージを送るときはいつでも、メッセージが完璧であることを確認することは本当に重要です。メールの送信方法や追跡方法のいずれかで間違いを犯してチャンスを逃したくはありません。
メッセージに含めるもの、含めないもの、および電子メールメッセージを閉じ、署名し、送信する方法を学びます。
プロフェッショナルな電子メールメッセージガイドライン
これらの手順を確認して、高品質のプロフェッショナルなメールを作成してください。そうすれば、受信者に常に素晴らしい印象を与えることができます。
メリッサ・リンによるイラスト。バランス
電子メールメッセージに含めるもの
- 件名： 件名には、執筆の目的を簡潔に伝える必要があります。件名は、「ありがとう」または「推奨のリクエスト」のように単純にすることができます。
- 挨拶： 非常に短いメールを書いている場合でも、 挨拶を含める 。その人の名前がわかっている場合は、それを含めてください。あなたがその人と名を連ねているのでない限り、彼らをその人の肩書きで呼んでください。
- 長さ： メールはできるだけ簡潔にしてください。人々は長いメールをすくい取る傾向があるので、重要な情報だけを含めます。
- 閉鎖： サインオフ 簡単な「ありがとう」、「最高」、または別の簡単な見送り、そしてあなたの名前。ほとんどの電子メールアカウントでは、名前、タイトル、連絡先情報を含む署名をすべての電子メールに埋め込むことができます。これは、各通信をより専門的にするための素晴らしい方法です。
メールメッセージに含めないもの
- フォントスタイル： 華やかな、遊び心のある、または色付きのフォントは避けてください。これらは単にあなたの実際のメッセージから受信者の気をそらすだけです。 太字や斜体も使いすぎないようにしてください。メールが乱雑に見える可能性があります。すべて大文字で書かないでください。これは、電子メールで怒っている、または興奮しすぎているように見えます。
- 絵文字： 専門的な電子メールに絵文字を含めないでください。個人的な通信のためにこれらを保存します。
完璧なプロの電子メールメッセージを確実にするためのヒント
メールを作成したら、送信ボタンをクリックする前に、次のすべての手順を実行してください。
- メッセージが完全であることを確認してください： 再確認して、 件名 あなたの電子メールのが記入されている、あなたは持っています 署名が含まれています 、あなたは適切な連絡担当者にメッセージを送信しており、あなたは Bcc 自分自身にコピーを送信するためのフィールド。これにより、電子メールメッセージの記録が得られます。
- あなたのEメールメッセージを証明してください： 送信を押す前に、スペルチェックと文法と大文字小文字の区別も確認してください。それらは、紙の手紙の場合と同じように、電子メールの通信においても重要です。
- テスト電子メールメッセージを送信します。 実際にメールを送信する前に、まず自分自身にメッセージを送信して、フォーマットが機能し、何も問題がないことを確認してください。すべてが良さそうな場合は、先に進んで、連絡先の会社または個人にメールを送信してください。
- 電子メールメッセージのコピーを自分に送信します。 使用 Bcc 電子メールメッセージのコピーを自分自身に送信するためのフィールド。これにより、メッセージをいつ送信したか、誰に送信したかを記録できます。 この情報は、送信済みフォルダーにもあります。
- コピーを提出する： 多くの電子メールプログラムでは、重要な過去の電子メールを簡単に見つけられるようにフォルダを設定できます。すべての就職活動メールやその他の専門的なメール用のフォルダを設定し、メッセージを送信した後にコピーを提出します。
プロフェッショナルな電子メールメッセージの例を確認する
電子メールメッセージのサンプル＃1：辞表
件名： 辞任–ボブ・スミス
親愛なるジョーンズさん、
6月10日より、タウンホスピタルのユニットコーディネーターとしての辞任を提出するために書いています。
過去5年間の皆様のご支援、ご支援に心より感謝申し上げます。ここで働くことは、チームワーク、医療管理、そして仕事を成し遂げるための一流の教育でした。皆さんと一緒に仕事をするのが恋しいです。連絡を取り合うことを願っています。
移行中にサポートが必要な場合はお知らせください。
心から、
ボブ・スミス
B.Smith@email.com
555-123-4567
サンプルの電子メールメッセージ＃2：紹介リクエスト
主題： シンシアデイリー—紹介リクエスト
親愛なるバーバラ・チョー、
最近LinkedInで、XYZ Corpのマーケティングアシスタントのポジションの求人広告を見つけました。あなたがここ数年そこにいることを知っているので、あなたが私にその仕事の紹介をしてくれるのではないかと思いました。
私は、この仕事があなたのチームとメールマーケティングやソーシャルメディアキャンペーンで重く働くことを含むのを見て特に興奮しました。 ABC LLCで最後に一緒に仕事をして以来、HubSpot、Googleアナリティクス、SurveyMonkeyで幅広い経験を積んできました。これらのスキルをXYZで活用したいと思います。
履歴書のコピーとポートフォリオへのリンクを添付したので、最近の経験を見ることができます。ご不明な点がある場合や、私の作品のサンプルをさらにご覧になりたい場合は、お知らせください。
一番、
シンシアデイリー
cynthia@email.com
Portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865
- スペルや文法： あなたが電子メールを書いているからといって、あなたがつづりや文法についてだらしない必要があるという意味ではありません。 メールを慎重に編集する 送信する前に。エラーのないメッセージは、受信者にあなたの電子メールを真剣に受け止めるべきであることを伝えます。
重要なポイント
プロフェッショナルに保つ： メールで送信する場合でも、ビジネス上の通信は洗練されている必要があります。
簡潔にする： あなたの要点を理解し、あなたが何を必要とし、何を提供しなければならないかについて可能な限り明確にしてください。
編集、校正、テスト： メッセージにエラーやタイプミスがないことを確認してください。送信を押す前に、自分自身にテストメッセージを送信してください。
記録を残す： Bcc 重要な通信について自分自身で確認し、後で参照できるように各メッセージを適切な電子メールフォルダにファイルします。
重要なポイント
プロフェッショナルに保つ： メールで送信する場合でも、ビジネス上の通信は洗練されている必要があります。
簡潔にする： あなたの要点を理解し、あなたが何を必要とし、何を提供しなければならないかについて可能な限り明確にしてください。
編集、校正、テスト： メッセージにエラーやタイプミスがないことを確認してください。送信を押す前に、自分自身にテストメッセージを送信してください。
記録を残す： Bcc 重要な通信について自分自身で確認し、後で参照できるように各メッセージを適切な電子メールフォルダにファイルします。
記事の出典
セージジャーナル。 ' スマイリーのダークサイド：仮想第一印象に対する笑顔の絵文字の効果 、 '2019年11月19日にアクセス
インターネットアクセシビリティ局。 ' インターネットのアクセシビリティに使用するのに最適なフォント 、 '2019年11月19日にアクセス。
ピッツバーグ大学。 ' 電子メールでのブラインドカーボンコピー（BCC）機能の使用 、 '2019年11月19日にアクセス。