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レターフォーマットの例と書き方のヒント

目次拡大目次 正式なレターのサンプルフォーマット

テレサ・キエチ/バランス

今日、印刷された手紙は通常、推薦状、仕事のカバーレター、辞表、法的な通信、会社のコミュニケーションなどの重要な専門家のコミュニケーションのために予約されています。手紙は正式なコミュニケーション手段であるため、専門的な手紙の書き方を知りたいと思うでしょう。

手紙がページにフィットし、見栄えがする必要があるため、電子メールではなく受信者にハードコピーを送信する場合は、正しいフォーマットが特に重要です。

次のサンプルレター形式は、次の場合に含める必要のある情報を示しています。 手紙を書く 、適切なフォント、敬礼、間隔、締めくくり、およびビジネス通信の署名に関するアドバイスとともに。

サンプルレターフォーマット

連絡先 (すでに含まれているレターヘッドに書いている場合を除き、連絡先情報を含めてください。)
あなたの名前
あなたの住所
あなたの市、州の郵便番号
あなたの電話番号
メールアドレス

日にち

連絡先 (あなたが書いている人または会社)
名前
タイトル
会社
住所
市、州の郵便番号

挨拶 (( 敬礼の例 )。

親愛なるMr./Ms。苗字:
使う 正式な敬礼 、あなたがその人をよく知っていない限り、名ではありません。その人の性別がわからない場合は、その人のフルネームを書き出すことができます。たとえば、「DearMr.Crody」や「DearMs.Crody」の代わりに「DearPatCrody」を使用します。受信者の名前がわからない場合でも、昔ながらの名前を使用するのが一般的で受け入れられます ご担当者様

手紙の本文

  • あなたの手紙の最初の段落 その人に連絡する理由が最初から明白になるように、なぜあなたが書いているのかについての紹介を提供する必要があります。
  • 次に、 次の段落 、リクエストまたは提供している情報に関する具体的な詳細を提供します。
  • 最後の段落 あなたの手紙のはあなたが書いている理由を繰り返し、あなたの要求をレビューしてくれた読者に感謝するべきです。必要に応じて、書面による回答や、要求についてさらに話し合うための会議を手配する機会も丁寧に求める必要があります。

閉鎖

よろしくお願いします (( まとめの例 )。

サイン

手書きの署名 (ハードコピーの手紙の場合は、黒または青のインクを使用して手紙に署名します。)

型注釈

ダウンロードするレターテンプレート

これは、ダウンロードできる(GoogleDocsおよびWordOnlineと互換性のある)サンプルレターです。または、以下のテキストを参照してください。この例では、ニコールはジェイソン・アンドリュースを十分に知っているので、敬礼に彼の名を使用することに注意してください。

サンプルレターのスクリーンショット

@バランス2020

Wordテンプレートをダウンロードする

プロの手紙の例

ニコールトーマス
35チェスナットストリート
ウィスコンシン州デルビレッジ54101
555-555-5555
nicole@thomas.com

2020年8月3日

ジェイソンアンドリュース
マネジャー
LMKカンパニー
53オークアベニュー、Ste 5
ウィスコンシン州デルビレッジ54101

親愛なるジェイソン、

2020年8月14日をもって、カスタマーサービス担当者としての地位を辞任することを書いています。

私は最近学校に戻ることにしました。私のプログラムは9月上旬に始まります。移行中にできる限りお役に立てるように、今は辞任を申し出ています。

LMKのチームの皆さんや他の皆さんと一緒に仕事をするのは本当に楽しかったです。成長して学ぶ機会がたくさんあるカスタマーサービスの役割や、成長して学ぶための前向きで刺激的なチームを見つけることはめったにありません。

教育をさらに進めることを検討している間、私はあなたの指導に特に感謝しています。あなたのサポートは私にとってとても意味があります。

私の代わりを見つけて訓練するために私にできることがあれば教えてください。

ありがとう、そして最高の願い、

ニコールトーマス (署名ハードコピーレター)

ニコールトーマス

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レターをフォーマットするためのヒント

手紙がプロフェッショナルに見えるようにするには、次のヒントに従ってください。

  • あなたの手紙はシンプルで焦点を絞ったものでなければなりません。あなたの手紙の目的を明確にしてください。
  • あなたの手紙を左揃えにします。
  • あなたの手紙とシングルスペース 各段落の間にスペースを入れてください
  • 使う プレーンフォント Arial、Times New Roman、Courier New、Verdanaなど。フォントサイズは10または12ポイントである必要があります。
  • 礼拝の後、閉会前に空白行を残します。
  • ビジネスレター 色紙や個人用の文房具ではなく、常に白いボンド紙に印刷する必要があります。
  • メールレターを送信する場合は、こちらをご覧ください 何を含めるか、署名をフォーマットする方法

フォーマットエラーとタイプミスを確認してください

ビジネスレターを書いたら、それを校正し、画面上でスペルチェックします。次に、それを印刷して、少なくとももう一度読み、エラーやタイプミスがないか確認します。ハードコピーでエラーを見つける方が簡単な場合が多いため、これは重要です。

大声でそれを読むことは間違いを捕まえる良い方法です。

間にスペースがない2つの段落や、誤ってインデントされた行など、書式設定エラーに注意してください。次に、手紙を封筒に入れる前に、入力した名前の上に黒または青のインクを使用して署名します。

Microsoft Wordまたは別のワードプロセッシングプログラムを使用してレターを作成している場合は、レターを正しくフォーマットするのに役立つテンプレートを利用できます。詳細については、こちらをご覧ください 無料のMicrosoftWordレターテンプレート

その他のレター形式の例

自分の通信の開始点として使用できる手紙と電子メールメッセージ形式のその他の例を次に示します。

手紙を書くためのヒントとアドバイス

ビジネスレターの書き方を知ることは不可欠なスキルなので、ここにあなたがもっと学ぶためのいくつかの追加の記事があります:

基本から始める

の基本から始めましょう ビジネスレターの書き方 一般的な形式を使用して、さまざまなビジネスレターテンプレートを確認します。さらに、これらの雇用関連を見ることができます ビジネスレターの例 。フォーマットの詳細を確認し、別の例を見てください。 ビジネスレター形式

レビューの例

例を見て学びたい場合は、カバーレター、面接お礼状、フォローアップレター、就職拒否レター、辞表、感謝状など、さまざまな種類のビジネスレターから選択できます。このレビューでは、ビジネスや雇用に関連する手紙のサンプルとともに、それらすべてを見つけることができます。 手紙のサンプル

電子メールビジネスメッセージを送信する

すべてのビジネスレターが印刷されて郵送されるわけではありません。メールを送信する場合は、これらを確認してください プロのメールと手紙を書くためのガイドライン