プロの手紙と電子メールの執筆ガイドライン
••• ジョニーグレイグ/ゲッティイメージズ
目次拡大目次手紙を書くための最良の方法は何ですか？紙の手紙はまだ機能しますか、それとも電子メールがより良い選択肢ですか？コミュニケーションをとる最良の方法は1つではありません。電子メールを介して通信することが理にかなっている場合もあれば、従来のタイプ、印刷、および署名された手紙を送信する必要がある場合もあります。
どちらを選択するかは、通信相手と通信の目的によって異なります。
電子メールはより速く簡単ですが、一部の電子メールメッセージは開かれず、誰に書いているのか、なぜ書いているのかによっては、入力して署名した手紙を郵送するか、オンラインでアップロードする必要があります。
選択するメッセージの種類は、通信相手と通信の目的によって異なります。
プロの手紙と電子メールの執筆ガイドライン
さまざまな種類のビジネスレターの例とともに、レターの書き方、フォーマット、校正方法など、レターや電子メールメッセージを書くためのガイドラインを以下に示します。
手紙や電子メールに含めるもの
コミュニケーションの方法に関係なく、よく書かれた手紙にはいくつかのセクションが含まれます。各セクションに何を含めるか、およびドキュメントのフォーマット方法は、入力したレターを送信するか、電子メールメッセージを送信するかによって異なります。
手紙を書くためのこのガイドには、手紙の各部分にリストされるべきもの、タイプされた電子メール通信に対処して署名する方法、手紙のフォーマットとレイアウト、および例とテンプレートが含まれています。
手紙の一部
- 連絡先
- 敬礼（あいさつ）
- 手紙の本文
- 閉鎖
- サイン
連絡先
連絡先情報を含める方法は、手紙の送付方法によって異なります。電子メールメッセージを送信すると、連絡先情報はページの上部ではなくメッセージの最後に表示されます。
敬礼の例
敬礼はあなたの手紙の挨拶のセクションです。これは、専門家の通信に適した手紙の敬礼の例のリストです。
手紙の本文
手紙の本文にはいくつかの段落が含まれます。
- 最初の段落には、あなたが書いた理由の紹介と簡単な説明を含める必要があります。
- 2番目の段落（および後続の段落）では、書く理由をさらに説明する必要があります。
- 最後の段落では、何かを要求している場合は読者にアクションを要求するか、フォローアップの方法を説明する必要があります。
あなたの手紙の目的が明確であることを確認してください。読者は、あなたが何を求めているのか、そして彼らがどのようにあなたを助けることができるのかを知る必要があります。または、読者に提供できるサービスや支援を提供している場合。
閉鎖
手紙は「よろしく」や「誠実に」のような用語で閉じられ、その後にコンマが続き、タイプされた手紙を送る場合は署名が続きます。電子メールメッセージを送信する場合は、終了後に名前を入力するだけです。これは、ビジネスおよび雇用関連の通信に適したレタークロージングの例のリストです。
サイン
あなたの手紙の最後の仕上げはあなたの署名であり、それは電子メールメッセージにあなたの連絡先情報を含みます。
手紙の宛名を書く方法
あなたが彼らをよく知っていない限り、あなたが正式に書いている個人に対処することが重要です。会社に連絡担当者がいない場合に使用できる一般的な情報を含め、手紙の宛先を指定する方法は次のとおりです。
通信のフォーマット
含める必要のあるすべての情報が揃ったので、手紙や電子メールメッセージに使用する標準形式を確認します。
手紙の書き方のガイドライン
次のステップはあなたの手紙を磨くことです、それで段落とページの上下の間に十分なスペースがあります。また、読みやすいプロフェッショナルなスタイルとフォントのサイズを選択することもできます。あなたが言うことはあなたが書いている理由に依存するので、あなたの個人的および職業的状況に合うようにあなたの手紙を調整することを忘れないでください。
ここでは、ページの余白、フォント、間隔、含める内容の詳細など、さまざまな種類の文字を書くためのステップバイステップガイドとそれぞれの例を示します。
例とテンプレート
テンプレートを使用すると、基本的な形式から始めるため、独自の手紙や電子メールメッセージを開始するのに最適な方法です。手紙の適切なセクションにあなたの情報を記入するだけです。
例を見るのも役に立ちます。自分の通信で何を言うべきかについてのアイデアが得られるからです。
レターサンプル
ビジネスレター、カバーレター、インタビューサンキューレター、フォローアップレター、就職の承諾と拒否のレター、辞任のレター、感謝の手紙、ビジネスレター、その他のレターのサンプルとテンプレートを含むレターのサンプル。
電子メールメッセージの例
雇用、就職活動、ビジネス用の電子メールメッセージの例に加えて、電子メールテンプレート、フォーマットされたメッセージの例、件名、挨拶、署名の例。
校正とスペルチェック
最後に、手紙を印刷またはアップロードする前、または電子メールメッセージを送信する前に、スペルチェック、文法チェック、および校正を行います。エラーがないことを確認するためのヒントは、大声で読み上げることです。見ているだけでは、見落としていた間違いに気付くかもしれません。