プロジェクト管理

プロジェクト憲章の役割と目的

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••• サムエドワーズ/カイアイメージ/ゲッティイメージズ

プロジェクト憲章は、組織内のプロジェクトの概要を正式に示しています。プロジェクトが達成する範囲、関係者、マイルストーン、予算、および考えられるリスクについて説明します。多くの組織は、このドキュメントをプロジェクト計画の重要な部分と見なしていますが、プロジェクト内の個々のタスクの詳細には触れていないため、プロジェクト計画と同じものではありません。

効果的なプロジェクト憲章は、次のことを行う可能性があります。

  • プロジェクトの範囲と目的の概要
  • プロジェクトのスポンサーとすべての利害関係者がプロジェクトで連携していることを確認します
  • プロジェクトに関係するすべての人のための明確な単一の参照であること
  • バイインがまだ必要な場合に、プロジェクトスポンサーが利害関係者の承認を得るのを支援する

プロジェクト憲章は、プロジェクトの種類や組織によって異なりますが、基本的な要素には通常、プロジェクトの背景、利害関係者、予算、リスク、マイルストーン、

プロジェクトの背景

プロジェクト憲章の最初のセクションでは、プロジェクトの名前、プロジェクトのスポンサーとマネージャー、ドキュメントが作成された日付などの基本的な詳細を提供します。

このセクションでは、プロジェクトの目的についても説明します。プロジェクトを推進しているビジネスケースや契約を参照するか、組織にとってそれが重要である理由を簡単に説明することができます。このプロジェクトが開始された理由を説明する必要があります。それはビジネスの問題を解決しますか?それは新しいトレンドに対応していますか?それは会社の全体的な戦略的方向性をサポートしていますか?

利害関係者

これは、プロジェクトに関与している人々と部門の概要を説明します。プロジェクトの各タスクの要点には触れませんが、代わりに一般的な役割と関与を認めます。たとえば、メインプロジェクトのスポンサー、リードプロジェクトマネージャー、チームメンバー、外部委託された労働者またはパートナー、および該当する場合はクライアントを一覧表示できます。大規模なプロジェクトでは、関係するすべての人がリストされるわけではありませんが、代わりに、プロジェクトの特定の側面の部門リーダーに注意する場合があります。

目的

ここで、あなたは質問に答えています。私たちがいつ終わったかをどうやって知るのでしょうか?これには、プロジェクトが提供すると期待するものと、そこに到達したかどうかを知る方法が含まれます。たとえば、すべての部門のタイムレコーディングシステムを立ち上げるプロジェクトでは、目的は次のようになります。すべてのチームが年末までにタイムシートシステムを使用する予定です。

また、あなたがこの目標を達成したことに同意する責任を誰が負うのかをメモしてください。これにより、プロジェクトの終了時に、作業が完了したことを承認する準備が突然できなくなった場合の問題を回避できます。

バジェット

この時点では、プロジェクトタスクに関するすべての詳細がわからない可能性があるため、完全で詳細な情報を提供することはできません。 プロジェクト予算 一緒。ただし、予算の制約や予想されるコストの高レベルの見積もりを書き留めることができます。

リスク

すべてのプロジェクトにはリスクがあります。プロジェクト憲章のこのセクションは、プロジェクトリスクログの初期バージョンを形成します。この時点で知っているリスクを文書化して、管理チームが今後のプロジェクトに影響を与える可能性のあるものを確認できるようにします。

マイルストーン

高レベルのマイルストーンを知っている場合は、このセクションのプロジェクト憲章にそれらを含めてください。少なくとも、プロジェクトの推定開始日と終了日を含める必要があります。また、ドロップデッドの日付や、使用している契約で指定されているものをすべてリストする必要があります。これらのマイルストーンを ガントチャート 後で、より詳細なプロジェクト計画をまとめるときに。

プロジェクトマネージャーの権限レベル

明確でどこか別の場所に文書化されていない限り、プロジェクトマネージャーがより上級の誰かからさらに承認を得ることなく何ができるかについてのセクションを憲章に含めることは価値があります。これは一般に、予算とタイムスケールに設定されている許容レベルに関連しており、次のように表されます。プロジェクトマネージャーの許容範囲は予算で10%、スケジュールで5%です。これらの承認された制限を超える逸脱は、プロジェクトスポンサーによって承認される必要があります。

このセクションを拡張して、プロジェクトマネージャーがプロジェクトチームからのスタッフの採用と解雇に関してどのような権限を持っているかを指定できます。

プロジェクト憲章の承認

プロジェクト憲章の最後のセクションは承認セクションです。ザ プロジェクトマネージャ プロジェクトスポンサー(または、長期スポンサーがまだ任命されていない場合は、作業を開始した人)は、文書に署名して日付を記入する必要があります。現在、これはメールで行われる可能性が高いため、参照する必要がある場合に備えて、プロジェクトファイルにメール認証のコピーを保管してください。